Når du søger en stilling hos FællesBo, skal du være opmærksom på, at vi som dataansvarlig registrerer og indsamler oplysninger om dig. I det følgende beskrives, hvordan vi behandler din ansøgning, og hvilke oplysninger vi indsamler, herunder hvilken praksis vi almindeligvis følger.
Modtagelse af ansøgninger uopfordret
Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, om du kan komme i betragtning til en stilling.
Er der ikke en ledig stilling, gemmer vi ansøgningen i 6 måneder, hvorefter ansøgningen vil blive slettet fra vores system.
Kommer du i betragtning til en stilling vil nedenstående træde i kraft.
Modtagelse af ansøgninger opfordret
Når vi modtager din ansøgning, får du en bekræftelse på, at vi har modtaget den.
Vi gennemgår ansøgningerne efter ansøgningsfristens udløb og udvælger, hvem vi indkalder til samtale. Dette valg baseres på dine kvalifikationer i forhold til stillingen eller stillingerne.
Indkaldelse til samtale sker via e-mail eller telefon.
For at kunne behandle din ansøgning registrerer vi, i forbindelse med modtagelsen af ansøgningen, dit navn, telefonnummer, e-mail og din adresse i vores it-system. Desuden behandler vi de oplysninger om dig, som du i øvrigt selv har givet os i forbindelse med din ansøgning.
Samtaler
I rekrutteringsprocessen gennemfører vi samtaler, hvor fokus er på både dine faglige og personlige kompetencer, jobbets udfordringer samt FællesBo som arbejdsplads.
Vi noterer nogle af de oplysninger, som kommer frem under samtalen/samtalerne. Det er kun de oplysninger, der er relevante, som vi benytter ved vurderingen af, om du skal tilbydes en stilling.
Indhentelse af oplysninger og referencer
Som led i rekrutteringsprocessen vil vi ofte søge yderligere oplysninger om den ansøger eller de ansøgere, som vi, efter et skøn, mener, er bedst kvalificeret, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. principperne i databeskyttelsesforordningens artikel 5. I den forbindelse søger vi ofte i relevant omfang tilgængelige oplysninger fra internettet, herunder fra sociale medier. Det kan også være, at vi beder dig om selv at sende os nogle flere oplysninger.
Hvis vi gerne vil søge oplysninger om dig hos din nuværende eller tidligere arbejdsgiver via referenceindhentning, spørger vi dig om samtykke hertil først. Konkret bliver du bedt om at underskrive en samtykkeerklæring, som du efterfølgende selv får en kopi af. Hvis ikke du giver samtykke, indhenter vi ikke referenceoplysninger. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du ikke samtykker til, at vi kan indhente referenceoplysninger, kan det betyde, at du ikke kommer i betragtning til en stilling ved Fællesbo.
Straffe-/børneattest
I forbindelse med rekrutteringsprocessen vil det i nogle tilfælde være relevant at indhente straffe-/børneattester.
Hvis vi vurderer, at det vil være relevant at indhente straffe-/børneattest i forhold til den stilling, du har søgt, vil vi bede om dit samtykke hertil.
Om der indhentes straffeattest, afhænger bl.a. af hvilken stilling, der er tale om, herunder det ansvar og de beføjelser, som stillingen indebærer, og om vi vurderer, at det er realistisk, at du kommer i betragtning til stillingen.
Det videre forløb
De ansøgere, der har været til samtale, får svar telefonisk. Når vi har besat stillingen, vil alle andre få et skriftligt afslag.
Hvis du ender med at blive ansat hos os, vil de oplysninger, som vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen, blive opbevaret på personalesagen i henhold til vores retningslinjer herfor. Du orienteres i så fald om vores persondatapolitik for medarbejdere.
Hvis du får afslag på din ansøgning, vil vi hurtigst muligt slette de oplysninger, vi har modtaget og behandlet i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Ønsker vi at gemme din ansøgning, vil vi bede om samtykke hertil. Ansøgningen vil i så fald blive gemt i vores system i 6 måneder.
Information om dine rettigheder m.v.
Som registreret, dvs. den hvis personoplysninger, der behandles, har du efter databeskyttelseslovgivningen en række rettigheder i forbindelse med behandling af ens personoplysninger.
Du har ret til at:
- anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har indsamlet og brugt i vores behandling af din ansøgning, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15;
- anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 16;
- anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandlerom dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 17;
- anmode om, at vi begrænser vores behandling af personoplysninger om dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 18;
- gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger om dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 21.
I det omfang, der er spørgsmål til ovenstående eller rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du mulighed for at kontakte FællesBo, jf. kontaktoplysningerne nedenfor.
Personoplysninger, der indsamles som led i rekrutteringsprocessen, vil blive behandlet med den fornødne sikkerhed og fortrolighed i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 32. Oplysningerne vil alene være tilgængelige for et begrænset antal medarbejdere, for hvem adgangen til personoplysningerne er nødvendig og relevant, herunder eventuelle kommende ledere og HR-medarbejdere.
Du kan gøre indsigelse til Datatilsynet, hvis du mener, at FællesBo har håndteret personoplysninger forkert i forhold til databeskyttelseslovgivningen. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om de personoplysninger, som Fællesbo behandler, behandles lovligt.